Un message d’information a été envoyé par l’AEFE à tous les agents ayant accepté un poste de détaché sur un poste d’enseignant, d’administration ou d’éducation les informant des modalités de prise en charge de leur voyage de nomination et de l’indemnité de changement de résidence (ICR). Une réunion d’information avec les organisations syndicales à eu lieu avec le DRH de l’Agence. Voici les informations à notre disposition:
- Recrutement : voyage de départ des personnels et des ayants droits vers pays d’affectation
- ICR (Indemnité de Changement de Résidence)
- Droit aux congés
1- Recrutement : voyage de départ des personnels et des ayants droits vers pays d’affectation
Le voyage de nomination consiste en un aller simple pour l’agent + ayant droit (conjoint et enfants) de la résidence actuelle vers le pays d’affectation. C’est bien la résidence au sens du décret 86-416 qui est prise en compte et non la résidence administrative ( article 5: Pour l’application des dispositions du présent décret: 1° La résidence à l’étranger s’entend comme le lieu où l’agent est affecté pour au moins dix mois.)
Attention: aucune réservation ne sera possible avant la signature du contrat.
Les dossiers seront traités au fil de l’eau en fonction de l’arrivée des détachements.
Le pôle Voyages de l’Agence ne peut réserver des billets que pour un départ dans les 15 jours précédant la date de début de votre contrat. Les réservations seront effectuées sur la base du tarif le plus économique, sur toute compagnie régulière susceptible d’assurer la liaison demandée. Le voyage pourra comporter une ou deux escales selon la destination. Les escales volontaires de plus de 24 heures ne sont pas autorisées. Le billet réservé inclura un bagage en soute. Les éléments accessoires au voyage (surplus de bagage par exemple) sont à votre seule charge et ne sont pas pris en considération dans le choix des vols. Vos confirmations de réservation seront transmises à l’adresse courriel que vous avez renseignée. Ces réservations ne pourront être modifiées qu’à votre charge, sauf cas de force majeure ou erreur du pôle Voyages.
- Cas du préfinancement: vous ne devez préfinancer l’achat de vos billets d’avion ou de train qu’après en avoir reçu l‘autorisation du bureau des voyages et missions.
Le préfinancement des billets d’avion des agents pour convenance personnelle est soumis à l’autorisation du BVM. Attention: le motif de vouloir arriver plus tôt dans le pays n’est pas recevable.
Les 2 cas acceptés jusqu’ici sont : si animaux de compagnie (car démarche compliquée) et si présence d’enfants mineurs voyageant seuls.
Attention : si vous souhaitez vous installer en avance dans le pays d’affectation, début juillet par exemple, et prendre en charge vos billets, le BVM ne vous remboursera pas si l’autorisation n’a pas été donnée en amont, de la même façon vous ne pourrez pas différer l’octroi de ce billet aux prochaines vacances par exemple. Il s’agit bien d’un “ billet d’installation”, il est perdu s’il n’est pas utilisé (cf les règles fixées plus haut).
- Cas de l’utilisation du véhicule personnel: si vous souhaitez utiliser votre véhicule personnel ou un véhicule de location pour effectuer votre voyage de nomination, vous devez adresser au pôle Voyages le formulaire « Demande d’utilisation véhicule personnel » (document que vous avez reçu par l’Agence). En cas d’accord, ce formulaire vous sera renvoyé revêtu du visa du pôle Voyages et vous permettra de demander le remboursement de vos frais. Ce remboursement sera effectué sur la base de 50% du coût du trajet par voie aérienne (par personne !) ou ferroviaire ou à défaut sur la base du barème des indemnités kilométriques.
- Cas de l’utilisation de taxi ou de VTC: l’utilisation d’un taxi ou d’un VTC entre votre résidence et l’aéroport ou la gare la plus proche, justifiée par l’absence de transports en commun, devra impérativement avoir été autorisée par le pôle voyages. Le remboursement sera effectué sur production de la facture sur la base du barème des indemnités kilométriques pour un véhicule de 6 et 7 CV.
Affectation de pays A vers pays B (valable pour tous les collègues):
- billet direct possible
- l’agent souhaite passer les vacances en France avant son affectation. L’Agence prendra en charge le billet France vers pays B. La base de prise en charge est l’adresse en France donnée par l’agent (résidence communiqué dans le dossier de prise en charge)
- donc pas de prise en charge de pays A vers pays B via Paris
Affectation de pays A vers pays A (cas pour tous les collègues):
- le voyage sera pris en charge en cas de nomination dans une autre ville dans un même pays (exemple: adresse de résidence à Madrid et nomination à Barcelone)
- pas de prise en charge si la nomination est dans la même ville
- attention: possibilité de contrôle aléatoire d’adresse de résidence
NB : passage rythme sud à rythme nord
Billet direct pays A vers pays B à la date choisie par l’agent ou billet résidence habituelle en France – pays B (mais avec billet pays A vers France à la charge du collègue).
2) Indemnité de changement de résidence (ICR)
L’ICR est une indemnité forfaitaire qui a pour objet de couvrir les frais de déménagement entraînés par votre nomination. La ville de départ et celle d’arrivée, votre fonction, ainsi que la composition de votre famille sont les éléments qui permettent de calculer cette indemnité. Le pôle Voyages ne communique aucune liste de prestataires susceptibles d’effectuer votre déménagement.
L’ICR est versée en cas d’affectation de pays A vers pays B ou d’affection d’une ville à une autre dans le même pays. En cas d’affectation dans la ville de résidence actuelle, l’ICR ne sera pas versée.
Vous pourrez, dès la signature de votre contrat, adresser au pôle Voyages votre Demande de versement des 80% de l’ICR accompagnée des justificatifs requis. Les dossiers complets seront instruits à partir du 1er juin 2023, après publication de la mise à jour du barème du fret aérien international. La part forfaitaire correspondant à 80% de votre indemnité vous sera versée en euros sur votre compte bancaire en France et le pôle Voyages vous adressera le décompte de votre ICR.
Vous disposerez d’un délai de six mois après votre prise de fonction pour demander le solde de 20% si le montant total de vos factures de déménagement acquittées dépasse les 2/3 de l’indemnité totale.
Exemple: ICR pour une affectation d’un pays A vers un pays B: 10 000 €. Les 8000 € de part forfaitaire (80%) seront versés sans demande de factures. Pour les 2 000 € restant, les factures du montant total sont à présenter. Si celles-ci dépassent 66% du montant de l’ICR, les 2000 € seront versés.
Remarque: La plupart des collègues ne demandent pas les 20% restants, donc les 80% semblent suffire dans de nombreux cas.
- cas d’un couple de détachés: 1 seule ICR sera versée, majorée (conjoint.e, enfants)
- cas d’une couple de détachés non marié/pacsé: 2 ICR seront versées dont une seule sera majorée pour enfants
- cas d’un agent qui rentre avant la fin de sa mission: l’ICR sera versée au prorata du temps passé en affectation
Eléments annexes pris en charge: Vaccins obligatoires (ex fièvre jaune) + frais de visas (mais pas le transport ou tout autres frais pour l’obtenir.)
Passeports de service : le dossier est à demander et à retourner à votre gestionnaire.
3) Les droits aux congés
A qui s’adresser ? Directement au BVM de l’AEFE ou aux établissements pilotes. La liste de ces établissements est disponible sur la FAQ du site de l’ AEFE.
Pour connaître la fréquence de ce droit à congés (un voyage tous les 1, 2 ou 3 ans) il faut consulter l’arrêté ministériel.
Ce droit aux congés peut être réalisé en avion, train, voire même les deux.
Attention: En cas de couple, tous les enfants doivent être déclarés à la même personne
Si il existe un décalage des nominations (couple) dans le temps → possibilité de report du congé annuel afin que les deux membres du couple puissent en bénéficier la même année.